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Management : Qu’est-ce qu’une liste de contrôle des procédures opératoires normalisées ?

Standard Operating Procedures

Si vous travaillez dans le monde des affaires, vous connaissez probablement bien les Standard Operating Procedures (SOP) et les listes de contrôle SOP connues en Français comme procédures opératoires normalisées (PON) et les listes de contrôle PON. Mais vous serez peut-être surpris d’apprendre que l’idée n’est pas née dans le monde des affaires moderne.

Les modes opératoires normalisés existent depuis des milliers d’années. En fait, des procédures opérationnelles standard bien ordonnées ont constitué la base des tactiques militaires romaines qui ont permis à l’empire le plus puissant du monde de voir le jour. Dans l’Antiquité, ces modes opératoires normalisés permettaient de former rapidement et de manière experte des soldats, des médecins et des ingénieurs.

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Aujourd’hui, les choses ne sont pas si différentes. Les modes opératoires normalisés sont utilisés non seulement dans les entreprises, mais aussi dans les soins de santé, les laboratoires universitaires, les sciences et l’ingénierie, et dans des centaines d’autres domaines. Et elles sont utilisées pour une raison simple : elles fonctionnent extrêmement bien.

Pourquoi toutes les entreprises ont-elles besoin de listes de contrôle des modes opératoires normalisés ?
Même si vous utilisez des modes opératoires normalisés dans le cadre de votre modèle d’entreprise actuel, vous souhaiterez peut-être revoir certaines choses. Si ce n’est pas le cas, lisez ce qui suit pour découvrir pourquoi une liste de contrôle des modes opératoires normalisés est un outil indispensable à l’expansion et à la croissance de votre entreprise.

Une liste de contrôle des procédures opérationnelles standard n’est en fait qu’un modèle. Or, sans modèle ni critère, il est impossible de mesurer la qualité ou les performances relatives de quoi que ce soit. Il est également beaucoup plus difficile d’enseigner un processus sans savoir en quoi il consiste. Par conséquent, si votre activité repose sur la répétition fiable d’un processus, quel qu’il soit, vous avez besoin de modes opératoires normalisés.

Les modes opératoires normalisés sont également très polyvalents. Elles peuvent être élaborées pour un simple script téléphonique ou appliquées à un processus de production à l’échelle de l’entreprise.

Sans une ou plusieurs listes de contrôle des modes opératoires normalisés, vous risquez de voler à l’aveuglette.

Principaux domaines dans lesquels les procédures opératoires normalisées sont utiles

Certaines fonctions bénéficient manifestement le plus de la mise en place de procédures opératoires normalisées. Ces fonctions peuvent varier en fonction de votre entreprise. Mais voici comment elles vous aideront :

Faciliter les tâches routinières

Qu’il s’agisse d’une chaîne de production ou d’un argumentaire de vente, vous souhaitez que votre équipe dispose de lignes directrices. S’ils n’en ont pas, ils risquent de commettre des erreurs ou des fautes de calcul. Ils sont également enclins à prendre des raccourcis ou à improviser, ce qui n’est pas une bonne nouvelle dans toute entreprise !

Une liste de contrôle des procédures opérationnelles standard fournit des lignes directrices claires, un retour d’information et des contrôles. Et lorsque les tâches sont répétitives ou complexes, elles sont essentielles.

Gestion des performances ou de la production

Une liste de contrôle des modes opératoires normalisés vous offre également un moyen pratique de mesurer les performances. Vous pouvez non seulement vérifier le processus, mais aussi vous assurer que les résultats sont cohérents. Si plusieurs employés effectuent la même tâche, vous pouvez également normaliser les opérations beaucoup plus facilement.

Contrôle de la qualité et retour d’information

Une liste de contrôle des procédures opératoires normalisées permet également à votre équipe de mesurer la cohérence d’un processus ou d’un produit. En cas d’écarts, il est beaucoup plus facile d’identifier la panne et de la corriger ou de la modifier. Cela signifie également que les membres de l’équipe sont moins susceptibles de commettre des erreurs en raison de la fatigue ou de la familiarité.

Réplication pour favoriser la croissance

Il s’agit de la raison la plus importante pour laquelle votre entreprise doit se doter de procédures opératoires normalisées. Si les systèmes et les méthodes peuvent être reproduits, le potentiel de croissance est pratiquement illimité. Si vous parvenez à reproduire un bon processus ou un bon résultat, l’expansion est rapide. En fait, l’un des exemples les plus étonnants de formation à la liste de contrôle des procédures opératoires standardisées se trouve à l’université du hamburger de McDonald’s. Oui, cette université existe bel et bien, et elle enseigne aux cadres comment affiner et reproduire des procédures opératoires normalisées (PON) incroyablement précises sur la chaîne de production, entre autres compétences.

Si vous rêvez d’une croissance exponentielle de votre entreprise, les modes opératoires normalisés sont un outil commercial absolument indispensable.

8 façons dont les modes opératoires normalisés profitent à votre entreprise

Si vous souhaitez que votre entreprise fonctionne plus facilement et sans heurts – avec un personnel plus heureux – prenez le temps d’examiner vos procédures opérationnelles standard. Ce sont les moteurs de votre production, de vos ventes et de votre service à la clientèle. En l’absence de procédures opérationnelles normalisées, votre entreprise risque de subir de graves dommages.

Voici sept façons pratiques dont les modes opératoires normalisés profitent directement à votre entreprise :

Standard Operating Procedure

1 . Des résultats prévisibles et fiables
Chaque processus produit un résultat, et en normalisant le processus, vous obtenez un résultat cohérent. Bien sûr, tout le monde le sait ! Mais on ne peut pas toujours compter sur les autres pour suivre un système ou un processus avec une précision de 100 % – à moins qu’il n’y ait un modèle. En mettant en place une liste de contrôle pour les fonctions clés, vous n’avez plus à vous soucier de la cohérence.

2 . Une formation plus facile pour les employés
Vous êtes peut-être très doué pour former de nouveaux employés. Vous pourriez le faire les yeux fermés, pour ainsi dire. Mais que se passe-t-il lorsque vous n’êtes pas là et que quelqu’un d’autre doit assurer la formation ?

C’est là qu’une liste de contrôle des procédures opératoires normalisées peut vous offrir un avantage considérable. Vous savez, sans l’ombre d’un doute, que la formation des employés est dispensée conformément à vos exigences. Une liste de contrôle des modes opératoires normalisés permet également une meilleure responsabilisation. Et si vous travaillez avec une équipe à distance ou sur plusieurs fuseaux horaires, les procédures opérationnelles standard sont absolument essentielles.

3 . Un modèle pour le changement
Avoir une vision d’entreprise est une chose. Mais transmettre cette vision – et ce qui est nécessaire pour la réaliser – en est une autre. La mise en place de procédures opérationnelles standard pour favoriser le changement et la croissance est non seulement facile, mais aussi accessible à tous les membres de l’équipe.

4 . Un meilleur dépannage
Dans le monde des affaires, les choses tournent mal, quelle que soit la qualité de votre travail. La mise en place d’une liste de contrôle SOP pour identifier les points de défaillance peut vous faire économiser énormément de temps et d’argent. Elle permet également d’éviter que le même problème ne se reproduise.

5 . Efficacité accrue et rationalisation
En suivant simplement un processus étape par étape, vous éliminez les conjectures et l’improvisation. Vos employés savent exactement ce qu’ils doivent faire, quand ils doivent le faire et comment ils doivent le faire. Non seulement vous gagnez du temps, mais il est plus facile de gérer une équipe légère lorsque tout le monde est efficace.

6 . Amélioration du service à la clientèle
Le service à la clientèle ne devrait jamais être une affaire de hasard. La cohérence du service à la clientèle est un gage de réussite. Sans elle, vous risquez de commettre des erreurs majeures, voire de faire couler l’entreprise.

7 . Amélioration de la sécurité sur le lieu de travail
Il est évident que les procédures opérationnelles standard ne sont pas négociables lorsqu’il s’agit de la sécurité sur le lieu de travail. De plus, en définissant des procédures, vous protégez votre entreprise contre les réclamations et les dommages.

Comment créer des procédures opérationnelles standard à toute épreuve

Il est plus facile que vous ne le pensez de créer une excellente liste de contrôle des procédures opérationnelles standard. Voici comment :

Utiliser les premiers principes
Ne présumez de rien. Partez de zéro et décortiquez chaque processus. Cherchez les endroits où vous pouvez supprimer les étapes inutiles ou les activités qui font perdre du temps.

Testez, testez, testez
Testez physiquement et pratiquement tout ce que vous mettez en œuvre. Ce qui semble parfait sur le papier ne se traduit pas toujours par un bon fonctionnement dans la réalité. Mettez votre ego de côté et soyez prêt à faire des changements !

Travaillez du bas vers le haut
Ne vous fiez pas aux gestionnaires ou aux planificateurs. Demandez aux personnes qui font le travail de vous aider à concevoir votre POS. Vous serez surpris de voir à quel point ils en savent plus que vous !

Montrer et raconter
Utilisez beaucoup d’images et d’infographies. Le cerveau humain retient et interprète les images bien plus efficacement que le texte. Incorporez donc des images et même des vidéos dans vos modes opératoires normalisés lorsque c’est possible.

Réviser et affiner
Enfin, soyez prêt à apporter des changements périodiques. Demandez à votre équipe de vous faire part en permanence de ses commentaires et considérez chaque liste de contrôle des modes opératoires normalisés comme un travail en cours, car c’est le cas. Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, vos procédures opérationnelles standard évoluent elles aussi.

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Obtenez le soutien dont vous avez besoin
Garder la trace des documents, des communications et des changements peut s’avérer difficile. L’un des moyens de faciliter le processus est d’engager un assistant virtuel professionnel pour coordonner et contrôler les procédures opérationnelles normalisées. Un assistant virtuel compétent est étonnamment rentable, et très efficace.

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