Le changement est la seule constante dans le monde et est considéré comme la condition universelle de l’homme. Il en va de même pour les entreprises. Les entreprises doivent évoluer et s’adapter à divers défis tels que les changements technologiques, les nouveaux concurrents, les nouvelles lois et réglementations et les tendances économiques. Ne pas réussir le changement conduit à la stagnation de l’entreprise. Certaines étapes doivent être suivies pour mettre en œuvre avec succès un processus de gestion du changement.
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Il existe différentes approches concernant la manière de changer et ce qu’il faut changer d’un point de vue organisationnel. Près de 50 % des changements organisationnels sont improductifs en raison d’une planification et d’une coordination inadéquates. La mise en œuvre du processus de changement est l’une des compétences les plus précieuses que les chefs d’entreprise doivent adopter.
Dans cet article, nous allons explorer certains aspects fondamentaux de la gestion du changement et les stratégies clés qui permettent de l’accomplir correctement.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
Le concept de gestion du changement couvre tous les types de processus essentiels planifiés et exécutés en vue d’un changement organisationnel réussi. Ces changements concernent les processus internes, la culture d’entreprise, la hiérarchie de l’entreprise, les allocations budgétaires et d’autres aspects essentiels d’un projet.
La gestion du changement ne s’applique pas seulement aux projets et aux organisations, mais aussi aux personnes. Vous préparez votre équipe à s’adapter au changement. La gestion du changement implique une méthodologie structurée qui permet de contrôler votre projet, ce qui conduit ensuite à la réussite de l’organisation. Seul un leader compétent peut gérer le processus de changement.
Le changement est un fait inévitable que toute équipe ou tout projet doit planifier. Il est essentiel de comprendre une définition claire de la gestion du changement afin de répondre au changement de la meilleure manière possible. Vous et votre équipe devez identifier le besoin de changement et ce qu’il implique. Au cours du processus de gestion du changement, l’organisation doit soutenir les employés tout au long du processus et ne doit pas affecter la productivité de l’organisation.
La gestion du changement organisationnel peut être classée en différentes catégories, comme indiqué ci-dessous :
- Changement adaptatif – Les changements adaptatifs sont des changements itératifs et graduels que l’organisation adopte pour mettre en œuvre les processus, les produits et les stratégies.
- Changement transformationnel – Les changements transformationnels sont mis en œuvre à plus grande échelle.
Maintenant que vous savez ce qu’est la gestion du changement, explorons les étapes du processus de gestion du changement.
Processus de gestion du changement
Les objectifs de l’entreprise, l’environnement et la culture créée au sein de l’organisation sont quelques-uns des facteurs qui rendent le processus de gestion du changement unique. Les étapes du processus, les détails techniques et les personnes avec lesquelles vous travaillez diffèrent d’une organisation à l’autre, mais les principes de base restent les mêmes.
Voici quelques étapes qui permettent de mettre en œuvre avec succès les changements organisationnels :
- Un objectif clair – Des objectifs ou des buts clairement définis vous permettent de savoir si vous les avez atteints. Veillez à aligner votre objectif de changement sur les objectifs de l’entreprise.
- Planifier le changement – Pour que la mise en œuvre du changement soit réussie, l’organisation doit être préparée sur le plan logistique et culturel. Décrivez l’ensemble du processus de changement avec des étapes, des objectifs, des mesures, des analyses et des mesures incitatives définissables.
Lorsque l’organisation est prête pour le changement, la direction doit élaborer un plan réaliste de mise en œuvre du changement. Ce plan doit comporter les éléments suivants
- Objectifs stratégiques
- Les parties prenantes du projet
- Portée du projet
- Indicateurs clés de performance
- Le plan de gestion du changement doit permettre de surmonter tous les obstacles susceptibles de survenir au cours du processus.
Mettre en œuvre le plan de changement
Lors de l’élaboration d’un plan de gestion du changement, il convient de suivre les étapes définies, telles que les changements apportés à la structure, aux processus, aux systèmes, à la stratégie et à d’autres aspects essentiels de l’organisation. Au cours du processus, les gestionnaires du changement doivent prendre toutes les mesures essentielles pour permettre à leurs équipes de prendre les mesures appropriées pour atteindre les objectifs.
Créer un plan de communication
Une fois le changement approuvé par les décideurs, il est essentiel de mettre en place une plate-forme de communication fiable. Une communication claire permet à l’encadrement supérieur de recevoir des mises à jour fréquentes, et l’équipe impliquée dans le processus de changement a le sentiment que la direction tient compte de ses réactions et de ses préoccupations.
La communication a un effet profond sur l’ensemble du processus et le rend plus transparent et plus digeste.
Rechercher les obstacles et les éliminer
Au cours du processus de mise en œuvre du changement, il est courant de s’attendre à des obstacles. Vous devez traiter ces questions rapidement afin de surmonter les problèmes imprévus. N’ignorez pas ces obstacles, car ils risquent d’entraver le processus de changement. Voici quelques moyens de surmonter les obstacles au cours du processus.
- Prévoir des activités de formation et de perfectionnement supplémentaires
- Disposer d’une structure organisationnelle bien planifiée
- Adopter de nouveaux systèmes pour s’adapter aux nouvelles techniques
- Mettre à jour la description des tâches en fonction des nouvelles charges de travail.
- Envisager toutes les mesures essentielles pour éliminer les obstacles au processus de changement
Comprendre les indicateurs clés de performance
En général, les jalons suffisent pour évaluer le succès de l’organisation, mais pour disposer de données complètes, il faut utiliser des indicateurs clés de performance (ICP). Les membres de l’équipe chargée du processus de changement doivent disposer de données précises sur la situation. Dans ce contexte, les indicateurs clés de performance permettent de suivre l’évolution du changement et toute modification apportée au processus.
Ajuster le processus de gestion du changement si nécessaire
Si certains aspects ne répondent pas à vos exigences ou à vos attentes, ajustez le processus de changement pour qu’il corresponde à vos besoins. Il est préférable de procéder à de légères modifications et d’atteindre vos objectifs plutôt que de conserver le même plan et de ne pas l’exécuter.
Intégrer les changements dans la culture de l’organisation
Lorsque les changements apportés sont mis en œuvre dans la culture de l’organisation, vous avez presque atteint votre objectif. Il est toujours possible d’apporter des améliorations, et l’intégration du principe d’amélioration continue contribuera à impliquer d’autres changements.
Les 7R du processus de gestion du changement
Lorsqu’une demande de changement est formulée, il existe quelques listes de contrôle à prendre en considération, connues sous le nom de « 7R » du processus de gestion du changement. Voici quelques questions essentielles relatives au processus de gestion du changement.
Demander
La personne qui a identifié le besoin de changement peut avoir des idées pour initier la demande de changement de l’organisation. Un système centralisé enregistre tous les changements essentiels effectués et garantit que chaque personne est consciente de la responsabilité de l’équipe dans la modification de la demande d’augmentation. Ce système d’enregistrement sera d’autant plus utile lors du processus d’audit.
Raison
Les demandes de modification sont motivées par diverses raisons, telles que l’augmentation de la capacité, la réduction du risque de sécurité ou l’accroissement de la disponibilité. Quelle que soit la raison du changement, elle doit être présentée à l’ensemble de la direction et du conseil d’administration pour qu’ils décident d’approuver ou non la demande. Cela permet de hiérarchiser les changements.
Retour
Avant de mettre en œuvre des changements, il est essentiel de déterminer le retour sur investissement des modifications apportées. Par exemple, si le retour de la demande de changement est faible, la demande de changement peut être ignorée et vice-versa. Avant d’examiner toute demande de changement, il est essentiel de considérer les avantages du changement qui a été mis en œuvre.
Le risque
Tout changement implique un risque. Certains changements peuvent être ignorés/évités grâce à un plan correctif, tandis que d’autres doivent être acceptés. Lorsque vous planifiez la mise en œuvre d’un changement, envisagez également le risque de ne pas le mettre en œuvre. Bien qu’il soit difficile de prévoir les risques liés aux processus de changement, vous pouvez y réfléchir avant de procéder à des changements.
Les ressources
L’absence de ressources suffisantes entraîne le rejet des demandes de changement. Il est donc essentiel de tenir compte des ressources lors de la planification de la mise en œuvre des changements. Gardez une trace des personnes ou des actifs nécessaires pour traiter le changement. Lors de l’acceptation du processus de changement, tenez compte de son impact sur les autres projets et veillez à ce qu’il n’ait pas d’incidence négative sur les autres projets.
Responsable
Dans le processus de gestion du changement, il est essentiel d’avoir une connaissance explicite des responsabilités et de savoir qui doit être responsable de quelles tâches. Les tâches doivent pouvoir faire l’objet d’une action, d’une traçabilité et d’une application.
Relation
De nombreux changements se produisent simultanément dans une organisation. La relation entre les changements doit être déterminée à travers et à l’intérieur des frontières fonctionnelles. Si cette tâche n’est pas accomplie, les temps d’arrêt risquent d’être prolongés.
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Réflexions finales
La mise en œuvre du processus de gestion du changement est en effet essentielle car elle crée une dépendance de l’entreprise à l’égard des services informatiques. La formation à la certification en gestion du changement professionnel d’Invensis Learning vous permet d’acquérir les derniers outils et techniques pour réussir la gestion du changement organisationnel. Voici quelques-unes des certifications les plus populaires en matière de gestion du changement et de gestion de projet que les professionnels peuvent obtenir pour mener à bien la gestion du changement organisationnel.