Une partie de votre équipe se trouve à Bruxelles. Une autre est à Kinshasa. Et une troisième à Johannesburg. Et c’est votre travail de les rassembler en un tout cohérent. Mais des tensions se font jour. Le groupe de Bruxelles est frustré par le fait que tous les appels semblent être organisés en fonction de l’horaire de Johannesburg, ce qui les oblige à rester tard le soir et à s’éloigner de leurs familles. Kinshasa est frustré par le caractère indirect de la communication, tant de la part de Bruxelles que de Johannesburg. Et Bruxelles trouve que Kinshasa est grossier et exigeant. Votre équipe est en difficulté et c’est à vous de faire en sorte qu’elle fonctionne. Mais vous ne savez pas comment y parvenir, compte tenu des différences et de la distance.
Il est indéniable que les équipes virtuelles mondiales ont un potentiel incroyable pour augmenter les ventes, renforcer la créativité, atteindre de nouveaux marchés et accroître la productivité. Mais elles peuvent aussi être un champ de mines culturel et interpersonnel, entraînant des conflits culturels, des déceptions permanentes et des frustrations profondes.
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Mais il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. Les équipes virtuelles mondiales peuvent s’épanouir, mais seulement si elles sont gérées de manière à tirer parti de leurs forces et à minimiser leurs difficultés. Sur la base de mon expérience de travail et de recherche sur les équipes internationales et leurs membres au cours des 20 dernières années, voici mes 5 principaux conseils pour que ces équipes atteignent leur véritable potentiel.
- Comprenez la composition culturelle de votre équipe.
En tant que leader d’une équipe virtuelle, en particulier d’une équipe internationale, vous devez diagnostiquer et interpréter les points de friction culturels potentiels au sein du groupe, c’est-à-dire les domaines dans lesquels les différences culturelles peuvent entraver et affecter le fonctionnement de l’équipe, et aider activement les membres de l’équipe à comprendre la culture des autres et à travailler ensemble. Par exemple, si votre équipe est composée de trois Allemands et de trois Japonais, vous pouvez anticiper des différences dans la façon de donner du feedback, les Allemands étant probablement plus à l’aise pour donner un feedback direct et négatif et les Japonais moins.
Cela dit, il est également essentiel de comprendre les personnalités individuelles, car chacun n’est pas typique du pays dont il est originaire. Par exemple, il est tout à fait possible que vous ayez une personne originaire du Japon qui a vécu et travaillé aux États-Unis et qui est en fait très à l’aise avec les commentaires négatifs. De même, vous pourriez constater qu’un collègue allemand est moins à l’aise que la norme dans son pays.
- Donnez à votre équipe un objectif convaincant.
Pour être efficace, surtout dans un contexte de dispersion géographique, tous les membres de votre équipe doivent être sur la même longueur d’onde. Il est également essentiel de faire en sorte que les gens se sentent connectés et affiliés à l’équipe, en particulier dans les équipes virtuelles internationales où la dynamique du « nous » contre « eux » à travers les pays est si répandue. C’est pourquoi il est particulièrement important de fournir à l’équipe un objectif clair (spécifique et mesurable), stimulant (un défi, mais réalisable, compte tenu des ressources et du personnel) et conséquent (l’objectif est important et pertinent pour tous les membres de l’équipe). Un objectif convaincant peut être le ciment qui unit votre équipe et pousse tout le monde dans la même direction vers votre objectif commun.
- Créez des occasions de créer des liens personnels.
Il est essentiel de se sentir lié aux collègues de l’équipe, quel que soit le contexte, mais c’est particulièrement vrai pour les équipes composées de personnes de cultures et de régions géographiques différentes. Par conséquent, faites tout ce que vous pouvez en tant que leader pour créer des occasions de créer des liens personnels. Planifiez des réunions significatives hors site. Prévoyez des rencontres personnelles structurées et planifiées au début de vos réunions virtuelles, afin que la socialisation fasse partie intégrante du processus d’équipe, au lieu d’être considérée comme superflue ou inutile. Consacrez du temps à la création d’opportunités pour que les membres de votre équipe provenant de différentes parties du monde se sentent personnellement connectés. Vous ne le verrez peut-être pas immédiatement, mais au fil du temps, ces liens feront des merveilles pour aider l’équipe à atteindre ses objectifs.
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- Établissez et renforcez les normes de l’équipe.
Les équipes virtuelles sont souvent composées de personnes issues de cultures différentes, qui ont des attentes très différentes en matière de communication efficace et appropriée. Ainsi, lorsque toutes ces personnes issues de milieux aussi disparates se réunissent, il est particulièrement important d’établir des normes d’équipe. Par exemple, comment votre équipe va-t-elle gérer le fait de se relayer pendant les réunions virtuelles ? Est-il acceptable que les participants fassent plusieurs tâches à la fois pendant ces réunions (par exemple, faire autre chose pendant l’appel) ? Et dans quelle mesure sera-t-il essentiel de créer un climat de sécurité psychologique au sein de votre équipe, afin que les gens puissent prendre des risques sans se sentir en danger ou gênés ? Et si cela est important, comment allez-vous créer ce climat ?
En tant que leader, c’est à vous de travailler avec votre équipe pour prendre ces décisions. Vous devez travailler avec votre équipe pour créer et communiquer les normes de l’équipe, trouver des moyens de les renforcer parmi tous les membres de l’équipe, et gérer les situations où certains membres comprennent les normes, mais ont du mal à les exécuter en raison de différences culturelles.