La réunion hebdomadaire est un passage souvent obligé pour favoriser la concertation au sein de votre équipe et faire passer des messages. Pourtant, il arrive souvent qu’elle soit considérée comme une tâche pénible par vos collaborateurs. Alors si vous aussi vous constatez que certaines personnes s’ennuient ou perdent toute concentration lors de vos réunions, voici quelques pistes pour les rendre plus efficaces.
Organiser une réunion avec son équipe est une tâche plus compliquée qu’il n’y parait. Vous êtes certainement nombreux à en avoir fait l’expérience. Vous pensiez avoir tout bien fait, réservé une salle, pris un rétroprojecteur, respecté l’heure de début, la durée, le sujet… mais vos collaborateurs ne sont pas restés concentrés plus de quelques minutes. Pire encore, ils considèrent que votre réunion à été inutile.
Il y a quelques règles à respecter pour éviter ce genre de déconvenues.
« Le soir c’est bien pour faire les réunions, non ? » Euh…pas vraiment en fait.
Il est tard mais vous êtes encore frais et vous pensez qu’il en est de même de vos collaborateurs. Pourtant il y a peu de chances que ce soit le cas. Si vous organisez des réunions tardives vos équipes ne seront pas dans les bonnes dispositions et penseront davantage à la galère qui les attend dans les transports en commun avant de rentrer chez eux plutôt qu’au sujet étudié.
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Sauf cas de force majeure, toute réunion après 18h est à proscrire. Le vendredi après-midi n’est pas non plus propice à la tenue d’une réunion, le week-end approchant.
« On a fait une réunion de huit heures hier, je pense qu’on a bien avancé ». Pas si sûr en fait.
L’être humain a une capacité d’attention limitée, après 45 minutes elle décroit. Si vous dépassez 1h, faites une petite pause avant de poursuivre. Il vaut mieux faire une réunion courte et efficace. Vous ne gagnerez pas en efficacité si vous profitez du repas pour faire une réunion, d’une part la durée réduira la concentration mais le fait de manger également.
Une réunion n’est pas un procès !
Une réunion est avant tout faite pour échanger des idées. Concentrez-vous sur les solutions et les moyens d’amélioration. Ce n’est absolument pas l’occasion de désigner un coupable pour l’échec des projets des dernières semaines. Si vous vous concentrez sur les problèmes tout le monde va vouloir se défendre, donner sa version de l’histoire, accuser les autres et au final vous aurez purement et simplement perdu votre temps et votre réunion sera perçue comme un désastre.
Oui vous maitrisez PowerPoint, pas la peine de le prouver à toutes les réunions !
Vous venez d’apprendre à utiliser PowerPoint et connaissez désormais plein de fonctions avancées qui vont selon vous en mettre plein la vue à vos collaborateurs. Attention, cela ne vous avancera à rien, les visuels doivent rester simples, pas trop chargés.
Votre auditoire risque de vite décrocher si vous avez incrusté de véritables pavés de texte dans vos slides. A vous de choisir, soit ils écoutent, soit ils lisent. La meilleure solution reste souvent d’expliquer tout à l’oral et d’utiliser PowerPoint en soutien, avec des visuels simples.
Évitez d’interrompre les bavardages, vous n’êtes pas un dictateur !
S’il y a des bavardages, nul besoin de les écraser, cela risque de créer des tensions. Il faut vous poser les bonnes questions, si les gens n’écoutent pas c’est peut être également parce que votre communication n’est pas adaptée.
Si vous vous rendez compte que la discussion qui a lieu entre plusieurs de vos collaborateurs n’a vraiment aucun rapport avec le thème de la réunion, allez près d’eux, ils seront plus enclins à vous écouter comme cela. C’est souvent plus efficace et plus diplomatique que d’interpeller directement le ou les collaborateurs fautifs.
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Assurez le suivi de la réunion
Pour bien prouver l’utilité des réunions il est conseillé de résumer ce qui a été dit à la fin de la réunion et surtout d’assurer le suivi des réunions en informant vos collaborateurs des décisions qui ont été prises grâce et à la suite des réunions.
Si vos réunions ne sont qu’un prétexte et que vous n’écoutez pas vos collaborateurs, nul doute qu’ils montreront un entrain assez limité lors de ce genre d’exercice.