Parler aux autres est naturel pour tout le monde. La communication semble être la chose la plus simple au monde. Mais lorsqu’il s’agit de donner des instructions, des critiques constructives et d’expliquer un projet, tout n’est pas si simple. Voici quelques règles pour une communication d’équipe efficace. Si vous les suivez, chaque conversation avec votre patron, votre collègue ou votre client deviendra un plaisir pour vous deux.
Proactive
L’écoute proactive est la pierre angulaire de la communication. Concentrez-vous sur ce que votre interlocuteur vous dit. Laissez votre ordinateur portable ou votre mobile pendant un moment, arrêtez de regarder autour de vous. Vous montrerez ainsi votre respect et votre intérêt pour votre partenaire. Essayez d’établir un contact visuel, ne l’interrompez pas et si vous avez une question ou un commentaire (même si vous êtes le chef d’équipe), attendez qu’il ait terminé et n’exprimez votre opinion qu’ensuite.
Empathie
Les messages peuvent être perçus différemment non seulement en raison de la nature de l’énoncé, du ton de la voix, des gestes et des expressions faciales, mais aussi des émotions des destinataires. Être capable d’éprouver de l’empathie pour votre interlocuteur vaut son pesant d’or. Écoutez ce qu’il a à dire avant de commencer à accuser votre employé d’avoir échoué dans une tâche. Essayez de comprendre son attitude.
Clarté
Les messages doivent être clairs pour tous les membres de l’équipe, quel que soit leur âge ou leur niveau d’éducation. Évitez les raccourcis mentaux et le jargon du secteur (sauf si vous êtes sûr que le destinataire le comprendra). Veillez à ce que votre interlocuteur se sente à l’aise. Si vous n’êtes pas en mesure d’expliquer quelque chose, vous ne le comprenez probablement pas vous-même.
Concrétisation
Une conversation doit être basée sur des faits. Ne spéculez pas et ne faites pas d’hypothèses au travail. Concentrez-vous sur les détails. Si vous souhaitez faire référence à une situation, un projet ou un client, parlez-en. Vous pouvez présenter vos attentes ou exprimer vos préoccupations. Évitez les évaluations ou les comparaisons. Il y aura du temps pour cela. Ne mâchez pas vos mots. Les personnes dont la communication est axée sur les résultats sont appréciées dans toutes les entreprises.
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Cohérence
Vous avez tendance à parler de plusieurs sujets à la fois et à intercaler des fils secondaires ? Débarrassez-vous de cela. Si votre message comprend une instruction, un compte rendu de concert et une histoire qui vous est arrivée sur le chemin du travail – votre équipe aura du mal à saisir le point que vous essayez de faire passer. Les responsabilités seront rapidement mises de côté et la majorité des employés s’empresseront de les oublier.
Fiabilité
Les gens croient sans hésiter aux paroles de personnes honnêtes, bien informées et expérimentées, qui sont également connues dans le secteur. Pourquoi ? Ces personnes sont dignes de confiance. Assumez la responsabilité de vos paroles. Si vous n’êtes pas sûr de quelque chose, n’en parlez pas. Il est parfois préférable de dire : « Je vais vérifier cela et je vous recontacterai » plutôt que de lâcher une information non vérifiée.
Concision
Au travail, on n’a ni le temps ni l’envie d’avoir des discussions longues et inutiles. Si vous avez quelque chose à communiquer, soyez concis. Peu importe ce que vous avez à dire, essayez de vous en tenir au minimum. Ce qui intéresse votre équipe, ce sont les faits. N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent.