La plupart des gens connaissent le concept 80/20, mais vous le connaissez peut-être sous son nom officiel : le principe de Pareto. Ce phénomène porte le nom de l’économiste italien qui l’a découvert.
La règle des 80/20 stipule que, dans de nombreuses circonstances, 20 % des causes conduisent à 80 % des résultats. Une façon utile d’appliquer la règle 80/20 est la gestion du temps.
Comment la règle 80/20 s’applique-t-elle à la gestion du temps ?
Imaginez que votre liste de choses à faire comporte dix éléments. Selon la règle 80/20, deux de ces tâches représentent 80 % de la valeur totale des résultats.
Il n’est pas nécessaire de faire l’effort de calculer exactement 20 pour cent de vos tâches. Ce qu’il faut retenir, c’est qu’une minorité de tâches comptent le plus pour vous aider à atteindre vos objectifs.
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Appliquer la règle des 80/20
Avant de commencer à appliquer la règle des 80/20 à votre propre vie, vous devez avoir des objectifs clairs sur ce que vous voulez réaliser. Les meilleurs objectifs à fixer sont les objectifs SMART. Une fois que vous les aurez définis, vous pourrez commencer à améliorer votre gestion du temps.
- Réfléchissez à la raison pour laquelle vous faites quelque chose
Lorsque vous vous asseyez pour travailler au début de la journée, par quoi commencez-vous ? La majorité des gens commencent par les tâches les plus attrayantes.
Il est vrai que ces tâches doivent être accomplies un jour ou l’autre, mais si vous repoussez vos tâches les plus prioritaires, les résultats seront plus longs à venir et vous devrez probablement travailler plus longtemps pour respecter vos échéances.
Il est important de se rappeler qu’il ne suffit pas de rester occupé. En fait, si vous êtes toujours occupé, c’est peut-être le signe que vous ne gérez pas votre temps conformément à la règle des 80/20. Lorsque vous vous concentrez uniquement sur les 20 % de tâches essentielles, vous devriez avoir beaucoup plus de temps libre.
Voyez les choses ainsi : il est plus difficile de lancer un projet que de faire un brainstorming avec votre équipe. Cependant, si vous faites le saut pour mettre l’une de ces idées en pratique, vous finirez plus tôt et commencerez à voir des résultats qui feront avancer votre entreprise.
- Évitez les distractions
Une autre façon de perdre involontairement votre temps est de céder aux distractions. S’il est impossible d’éviter totalement les distractions, c’est à vous de décider si vous y succombez.
Lorsqu’une tâche est difficile ou peu attrayante, il est très facile de céder aux distractions. Vous pouvez même justifier que ce qui vous distrait est également important, ou du moins vous pourriez le faire si vous ne respectiez pas la règle des 80/20.
Si vous savez qu’une distraction est moins importante que ce sur quoi vous travaillez, laissez-la pour plus tard. Vous devrez peut-être recourir à certaines stratégies pour vous en assurer.
Par exemple, si une idée vous vient à l’esprit et que vous craignez de l’oublier, notez-la et continuez à travailler. Si vous ne pouvez vous empêcher de regarder votre téléphone lorsque vous recevez une notification, désactivez les notifications pour toutes les applications, sauf les plus importantes.
Quelle que soit la raison de vos distractions, il existe un moyen de les contourner.
Bien sûr, il se peut que vous ne soyez pas sûr de ce qui vous distrait le plus, ce qui rendra difficile de prendre la bonne décision. Une façon simple de déterminer vos principales sources de distraction consiste à prendre des notes détaillées sur la façon dont vous passez votre temps au cours d’une semaine. Un outil de suivi du temps est idéal à cet effet.
Vous constaterez probablement qu’environ 20 % de toutes vos distractions entraînent 80 % de vos pertes de temps. Concentrez vos efforts sur l’atténuation de ces distractions.
- Réécrivez vos listes de choses à faire
Mettez au rebut les listes de tâches que vous avez actuellement et créez-en une nouvelle en tenant compte de la règle des 80/20. Réfléchissez à la manière dont chaque élément est lié à vos objectifs SMART et à l’impact qu’auront ces tâches individuelles.
Placez tout ce qui n’a qu’un faible impact en bas de votre liste, même si vous pourriez accomplir beaucoup de ces tâches rapidement et facilement. En fait, il est particulièrement important de placer ces éléments faciles en bas de votre liste de tâches, car il peut être tentant de cocher autant d’éléments que possible pour avoir l’impression de progresser, en réalité, vous n’obtiendrez pas grand-chose.
- Concentrez vos efforts sur 20 % de vos clients
La règle des 80/20 s’applique également aux clients. En consacrant 80 % de votre temps et de votre attention à 20 % de vos clients, vous augmenterez les ventes, améliorerez les taux de fidélisation et, au final, développerez votre entreprise.
De plus, il n’est pas nécessaire d’attendre qu’un utilisateur se convertisse en client pour appliquer cette règle, qui s’applique également aux prospects.
Identifier les 20 % de prospects susceptibles de devenir des clients précieux est une bien meilleure utilisation de votre temps que d’essayer de convertir tous ceux qui répondent aux critères de qualification minimum.
- Analysez vos progrès
Il peut être difficile de savoir ce qui constitue les 20 % de vos tâches les plus importantes lorsque vous commencez à appliquer le principe de Pareto.
Il s’agit d’un processus continu : vous devrez surveiller le temps que vous consacrez aux différents types de tâches et les résultats qu’elles apportent. Continuez à ajuster votre stratégie pour apporter des améliorations.
- Continuez à trouver de nouvelles façons d’appliquer la règle des 80/20
Une fois que vous avez expérimenté par vous-même le fonctionnement de la règle 80/20, continuez à chercher de nouvelles façons de l’utiliser. Par exemple, vous pourriez vous désabonner de 80 % des revues que vous lisez actuellement et vous limiter aux 20 % les plus utiles.
Vous pourriez identifier les 20 % d’outils qui vous facilitent la tâche et vous demander si les 80 % restants valent la peine d’être conservés.
Vous pourriez même évaluer vos passe-temps, 20 % d’entre eux contribuent probablement à 80 % de votre sentiment d’épanouissement. Il peut être intéressant de consacrer votre temps libre à ces loisirs pour améliorer votre motivation au travail et ailleurs.
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- Déléguez
Une dernière façon d’appliquer la règle des 80/20 de la gestion du temps concerne les tâches que vous déléguez.
Vous devez vous efforcer de déléguer le plus grand nombre possible de ces 80 % de tâches qui n’aboutissent qu’à 20 % des résultats et ne vous occuper que des 20 % importants. En particulier, tout ce qui ne nécessite pas votre expertise est idéal pour être délégué.
Un excellent moyen de déléguer est de faire appel à un assistant virtuel.