Faire des bénéfices est sans doute l’objectif de toute entreprise. L’un des moyens d’évaluer si votre entreprise a réalisé des bénéfices est de surveiller son flux de trésorerie. Le flux de trésorerie fait référence à toute somme d’argent transférée vers et depuis votre entreprise. Si le flux de trésorerie de votre entreprise montre qu’il y a plus d’argent qui entre que d’argent qui sort, alors votre flux de trésorerie est considéré comme positif, ce qui signifie en gros que votre entreprise a réalisé des bénéfices.
Ceci étant dit, il est important qu’il y ait toujours de l’argent qui entre sur le compte de votre entreprise. Une façon d’y parvenir est d’envoyer des factures et d’être payé à temps. Même si cela semble simple, de nombreux propriétaires d’entreprise ne le font malheureusement pas. La conséquence de ne pas envoyer les factures à temps est susceptible d’entraîner un flux de trésorerie négatif.
En tant que chef d’entreprise, il est donc important d’être vigilant et de connaître les erreurs de facturation courantes à éviter. De cette façon, vous serez payé plus rapidement et vous maintiendrez un flux de trésorerie positif.
Pour vous aider, voici cinq erreurs de facturation courantes que vous devez éviter :
- Factures non consultées
Si vos factures ne sont pas consultées ou ne se trouvent pas dans la boîte de réception du destinataire, il y a de fortes chances que le paiement soit retardé ou que vous ne soyez pas payé du tout. En outre, si vous ne disposez pas d’un logiciel qui vous informe que le destinataire a effectivement consulté la facture, ce dernier peut faire valoir qu’il n’a consulté votre facture que quelques semaines après que vous l’ayez envoyée.
Comme nous l’avons déjà mentionné, les retards de paiement peuvent avoir un impact négatif sur votre trésorerie. En outre, vous pouvez être obligé de créer une nouvelle facture, ce qui vous fait perdre un temps précieux et des efforts inutiles.
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Vous pouvez éviter ce problème en utilisant un logiciel spécialisé de planification des services qui envoie automatiquement les factures au destinataire en temps voulu. Les logiciels de cette nature ont souvent des fonctions intégrées qui peuvent vous avertir lorsque le client a également consulté votre facture.
Heureusement, les logiciels de planification et de gestion financière comme celui de Jobber sont largement disponibles dans tous les secteurs d’activité et comportent de nombreuses fonctions de facturation intégrées très utiles. Ainsi, quel que soit votre secteur d’activité, qu’il s’agisse d’une entreprise d’entretien des pelouses ou d’une entreprise de chauffage, ventilation et climatisation, vous pouvez être sûr d’utiliser un logiciel de planification des services qui vous aidera à améliorer votre trésorerie.
- Pas de date d’échéance
Lorsque vous envoyez des factures, votre entreprise peut utiliser des termes tels que « à réception », « net 30 » ou « dans un délai de X jours », car cela semble poli et professionnel. Cependant, ces termes sont souvent vagues et peuvent être mal interprétés. Par exemple, si vous utilisez « dès réception », le client peut l’interpréter comme « dès que possible », ce qui peut donner lieu à de nombreuses interprétations. Par conséquent, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas payé à temps.
Pour éviter de tels problèmes, il serait préférable que vous précisiez simplement quand vous souhaitez être payé. Par exemple, si vous soumettez votre facture le 1er octobre et que vous souhaitez recevoir le paiement dans la semaine, vous pouvez simplement fixer la date du 8 octobre. De cette façon, vous serez assuré de recevoir votre paiement à la date spécifiée ou avant, ce qui améliorera votre trésorerie.
- Des informations peu claires
Une bonne facture doit être visuellement attrayante pour le client. Mais cela ne se limite pas à sa conception et à sa simplicité. Une facture visuellement attrayante signifie également que les informations nécessaires, comme le nom et le mode de paiement, sont mises en évidence. Ainsi, votre client aura un sentiment de sécurité en sachant qu’il envoie de l’argent à la bonne organisation.
En ce qui concerne le mode de paiement, notez qu’il existe aujourd’hui de nombreuses options de paiement, du virement bancaire au paiement par carte de crédit. Lorsqu’il s’agit de décider quelle option de paiement votre entreprise doit utiliser, la règle de base est de toujours considérer ce que vos clients trouvent souvent plus pratique. Par exemple, s’ils préfèrent souvent les virements bancaires, assurez-vous que votre entreprise dispose également de cette option.
Dans certains cas, il est utile de partager une estimation du projet avant d’effectuer le travail. Ce devis peut ensuite être transformé en facture une fois le travail terminé. Pour plus de commodité, vous pouvez utiliser un modèle de devis gratuit afin de voir à quoi ressemblera votre facture avant de l’envoyer à vos clients. Cela vous permettra également de vous assurer que vos factures ont un aspect professionnel et contiennent les informations nécessaires.
- Tarification vague
Si votre politique de tarification n’est pas claire, vos clients peuvent être surpris lorsqu’ils reçoivent votre facture. Ils risquent alors de retarder, de refuser ou de contester votre paiement. Il peut même arriver que le client appelle les autorités, ce qui entraîne des problèmes juridiques pour vous et vous coûte de l’argent.
Pour éviter que votre facture ne soit qualifiée de frauduleuse, assurez-vous que votre politique de prix est claire pour votre client avant même que vous n’acceptiez de faire le travail. Vous pouvez l’indiquer sur un modèle de devis comme ci-dessus.
- Ne pas faire de suivi
Beaucoup de propriétaires d’entreprises attendent quelques mois avant de rappeler à leurs clients les paiements manqués. Ils pensent peut-être que le fait de déranger constamment leurs clients pour qu’ils paient peut les amener à ne pas payer du tout. Le problème, c’est qu’il y a une forte tendance à oublier le paiement ou à accepter un montant inférieur à celui qui a été convenu. L’une ou l’autre de ces options aura un impact négatif sur votre trésorerie. Il est donc préférable de relancer vos clients rapidement, surtout si la date limite de paiement est déjà dépassée d’un jour ou deux.
Une solution plus simple consiste à automatiser les rappels de paiement. Comme indiqué précédemment, un logiciel de facturation peut le faire pour vous. Investir dans ce logiciel sera donc un bon investissement pour votre entreprise.
Le Mot De La Fin
Si votre entreprise commet une ou plusieurs des erreurs de facturation courantes mentionnées ci-dessus, il y a de fortes chances que vous n’atteigniez pas vos niveaux de trésorerie potentiels. En plus de votre trésorerie, ces erreurs vont également nuire à vos relations avec vos clients.
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Heureusement, en prenant en compte les conseils relatifs à chaque erreur, vous pouvez prévenir ces problèmes et favoriser de meilleurs processus et systèmes internes qui favorisent la réussite des opérations commerciales.