Les Spreadsheets ont un outil indispensable pour d’innombrables équipes et entreprises. Vous en utilisez peut-être même un en ce moment même. Mais est-ce vraiment le meilleur outil pour stocker, gérer et visualiser les données de votre entreprise ? Il est temps de peser sérieusement les avantages et les inconvénients des Spreadsheets.
Ne vous y trompez pas : Les Spreadsheets présentent de nombreux avantages, notamment leur faible coût et le fait qu’elles soient connues de la plupart des gens. Mais ils peuvent aussi être difficiles à utiliser et ne s’intègrent pas nativement aux systèmes de marketing, de vente et de service.
Dans cet article, nous allons analyser les avantages et les inconvénients de l’utilisation des Spreadsheets pour le suivi des informations clients, la gestion des projets et la manipulation des données.
Avantages des Spreadsheets
- Les Spreadsheets sont gratuites.
Pour la plupart des entreprises, les logiciels de Spreadsheets sont facilement disponibles et souvent gratuits. Que votre entreprise utilise Microsoft Excel ou fonctionne avec Google Sheets de Google Workspace, la plupart des personnes disposant d’une connexion Internet peuvent accéder à un tableur. - Les Spreadsheets nécessitent une formation minimale.
Que vous ayez utilisé un tableur pour gérer vos finances personnelles ou que vous ayez passé d’innombrables heures à créer des tableaux croisés dynamiques dans le cadre de vos fonctions précédentes, il y a de fortes chances que vous ayez déjà eu une expérience pratique des tableurs. En dehors de l’élaboration de formules compliquées, l’enregistrement d’informations dans les tableurs est assez intuitif et ne nécessite pas de formation intensive pour être maîtrisé. Cela fait des tableurs une option accessible pour les équipes qui se développent rapidement et n’ont pas le temps de former les nouveaux employés à l’utilisation de logiciels compliqués. - Les tableurs sont personnalisables.
Les tableurs sont hautement personnalisables, surtout si vous savez comment utiliser leur multitude de formules et de fonctions. Vous pouvez créer n’importe quel type de document avec un tableur, même un calendrier.
Parce qu’ils sont si personnalisables, ils peuvent aussi être intimidants à utiliser. Vous ne savez même pas par où commencer, à moins qu’un modèle de Spreadsheet ne soit disponible pour ce que vous voulez faire. Si vous souhaitez utiliser des Spreadsheets dans le cadre de votre activité, il est donc important qu’au moins un membre de votre équipe sache comment personnaliser une Spreadsheet pour rationaliser un processus commercial.
- Les Spreadsheets peuvent être plus collaboratives que d’autres outils.
De nos jours, la plupart des outils professionnels offrent des fonctions de collaboration. Par exemple, Trello permet aux équipes de gérer des projets dans une seule interface. Mais aucun outil n’offre autant de visibilité qu’une Spreadsheet.
Les Spreadsheets peuvent être modifiées librement par tous les membres de l’équipe, ce qui accroît automatiquement la collaboration. Alors que d’autres outils peuvent interdire certaines autorisations en fonction du titre ou du niveau hiérarchique des membres de l’équipe, les Spreadsheets ne comportent aucune restriction de ce type (à moins que vous ne restreigniez délibérément les autorisations).
Notez que cela n’est vrai que pour les outils en ligne tels que Google Sheets. Un outil téléchargé sur votre disque local, comme Excel, ne serait pas aussi collaboratif, car le fichier n’est disponible que sur votre ordinateur portable.
- Il est facile de manipuler et d’analyser les données.
Les tableurs permettent de manipuler facilement les données. Vous pouvez ajouter, soustraire, diviser et multiplier des ensembles de données, créer des tableaux croisés dynamiques, supprimer les doublons, récupérer des données dans d’autres onglets et rechercher une expression ou un paramètre dans toutes les lignes et colonnes.
Il y a toutefois un inconvénient à cela. Vous pouvez facilement casser une Spreadsheet si vous supprimez accidentellement un élément de données qui faisait partie d’une formule ou d’un calcul. Il est également facile de transférer accidentellement les informations d’une cellule vers une autre, et lorsque vous vous en apercevez, il est parfois trop tard pour l’annuler. Il faut donc croiser les doigts et espérer se souvenir des données.
- Vous pouvez intégrer les Spreadsheets à certains outils.
Cela est particulièrement vrai pour Google Sheets, qui est basé sur le cloud. À l’aide d’un outil tel que Zapier ou Integromat, vous pouvez télécharger automatiquement les données d’une Spreadsheet dans votre CRM ou dans votre logiciel de gestion de projet, à condition que les colonnes de la Spreadsheet correspondent aux champs de saisie du logiciel. S’il y a un décalage, vous pouvez vous attendre à des erreurs d’intégration importantes. - Les Spreadsheets sont rapides et faciles à intégrer dans un flux de travail.
Alors qu’un système dédié, tel qu’un logiciel de vente, peut prendre du temps à être adopté par les utilisateurs, les Spreadsheets ne posent pas de tels défis. Une fois que vous avez créé une Spreadsheet et que vous l’avez partagée avec les membres de l’équipe, il est facile de l’intégrer au flux de travail de l’équipe, quelle que soit sa taille. - Les Spreadsheets sont des outils fantastiques pour les documents financiers.
Il n’y a pas d’autre outil comme un tableur pour créer des documents financiers tels que des bilans, des budgets d’entreprise et des états de trésorerie. Une fois que vous êtes prêt à exporter les données relatives aux revenus et aux actifs à partir de votre outil de comptabilité, il vous suffit d’entrer les chiffres et de générer un nouveau relevé sur tableur chaque trimestre. - Vous avez accès à d’innombrables modèles de Spreadsheets.
Plus tôt, j’ai mentionné que pour utiliser une Spreadsheet pour votre cas d’utilisation, vous auriez probablement besoin d’un modèle. Sinon, il serait difficile de créer une Spreadsheet qui fonctionne pour vous et votre équipe. La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreux modèles, tant pour Excel que pour Google Sheets.
- Vous pouvez visualiser des données (avec des mises en garde).
Vous pouvez utiliser des Spreadsheets pour visualiser des données, mais vous devez savoir comment faire. Sur certains outils tel CRM par exemple, il vous suffit d’accéder à l’outil de tableaux de bord de reporting pour voir vos données visualisées automatiquement. Les Spreadsheets peuvent faire la même chose, mais vous devez savoir comment choisir les données de manière appropriée afin d’éviter toute erreur.
Une fois que vous aurez appris à manier les outils de visualisation d’une Spreadsheet, vous pourrez créer facilement des diagrammes et des graphiques.
En résumé : les Spreadsheets peuvent être suffisantes pour les startups dans les toutes premières phases, mais ces avantages sont souvent de courte durée. Avec le temps, les Spreadsheets peuvent devenir plus problématiques qu’elles ne le sont.
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Même pour une petite entreprise, la gestion des informations sur les clients à l’aide de Spreadsheets est au mieux improductive et au pire carrément dangereuse pour diverses raisons. Voyons maintenant les inconvénients de l’utilisation de Spreadsheets pour le suivi des informations sur les clients et des données commerciales.
Inconvénients des Spreadsheets
- Les Spreadsheets ne sont pas conviviales.
Il n’y a pas d’autre solution. Les tableurs ne sont tout simplement pas conviviaux. Ils sont personnalisables et familiers, mais lorsque vous devez traiter un grand nombre de données, vous vous retrouvez à faire défiler des centaines, voire des milliers, de lignes et de colonnes. Il est difficile de rendre les Spreadsheets faciles à ingérer et à lire.
- Les Spreadsheets ne sont pas sécurisées.
Contrairement à un système dédié qui nécessite un accès pour se connecter, les Spreadsheets peuvent être diffusées à n’importe qui, n’importe où, par le simple envoi d’un e-mail. Il est donc facile pour un employé mécontent ou malhonnête de partager des pistes et des données clients avec des contacts externes (lire : vos concurrents).
- Il est difficile de savoir qui a modifié la Spreadsheets.
Bien que les Spreadsheets soient d’excellents outils de collaboration qui permettent à tous les membres de votre équipe d’ajouter des informations, il est difficile de savoir qui a modifié une cellule. Il peut donc être difficile d’identifier la personne concernée si une erreur se produit ou si quelque chose d’autre ne va pas dans la feuille.
Dans le domaine des ventes en particulier, il est difficile d’établir un système ordonné pour répartir les pistes et les clients lorsque vous travaillez à partir de Spreadsheets. À moins que vous ne formiez vos représentants à prendre des notes méticuleuses et à suivre un processus de documentation rigoureux, rien ne permet de savoir qui a contacté un client ou un prospect pour la dernière fois, quel était le contenu du message et quand l’interaction a eu lieu.
- Il y aura plusieurs versions de la vérité.
Tout le monde peut commencer à travailler à partir des mêmes données… mais cela ne durera probablement pas longtemps. Chaque fois qu’un représentant apporte une modification à la Spreadsheet principale, il doit la télécharger vers un référentiel central pour que les modifications soient communiquées au reste de l’équipe.
Et s’il oublie de le faire, vous aurez plusieurs versions de la Spreadsheet « unique », toutes avec des données légèrement différentes. Comment saurez-vous laquelle est la bonne ? C’est une recette sûre pour créer un processus de vente désordonné.
- Les Spreadsheets sont sujettes aux erreurs.
Les Spreadsheets ne sont pas sujettes aux erreurs, mais leurs utilisateurs le sont certainement.
Avec autant de personnes qui ont accès à une seule Spreadsheet, et avec autant de modifications et de calculs simultanés, il est naturel que les Spreadsheets contiennent un certain type d’erreur. Si vous recherchez la précision, ne vous attendez pas à l’obtenir avec des Spreadsheets. C’est pourquoi il est judicieux d’investir dans un logiciel de base de données capable de résoudre rapidement et précisément les erreurs par lui-même, ou de vous les signaler pour que vous les répariez. En effet, le pire dans les Spreadsheets, surtout lorsqu’elles sont volumineuses, c’est qu’il est facile de manquer des erreurs à moins de les passer en revue ligne par ligne.
- Les rapports sont pénibles.
Il est déjà difficile de compiler toutes les différentes versions d’une Spreadsheet en une seule copie principale, mais les gestionnaires doivent ensuite assembler des rapports significatifs basés sur les données. Comme le savent tous ceux qui ont essayé de créer des rapports à partir d’Excel, ce n’est pas pour les âmes sensibles. Et plus vos données sont complexes, plus le reporting devient difficile.
- La visualisation des données est difficile.
Comme nous l’avons mentionné, les utilisateurs peuvent créer des diagrammes et des graphiques dans les Spreadsheets. Mais « créer » est le mot clé. L’assemblage de tout type de visualisation de données dans un tableur prend du temps et est frustrant. Les gestionnaires pourraient choisir de ne pas utiliser les éléments visuels – après tout, ils ne sont pas nécessaires. Mais si vous présentez une Spreadsheet de plusieurs milliers de lignes, vous avez la garantie que les yeux des membres de votre équipe se croiseront.
- Les données clients critiques sont à la merci de la vie quotidienne.
Si vous utilisez Excel, vous risquez de perdre des données. Beaucoup de données. Les données qui vivent uniquement sur des ordinateurs individuels peuvent être perdues à jamais si votre ordinateur portable fait une chute ou est arrosé de café. Bien que Google Sheets soit une excellente alternative, il peut également être sujet à une perte de données si vous perdez votre connexion Internet.
- Il n’y a pas d’intégration native avec les systèmes d’entreprise.
Si vous souhaitez connecter vos Spreadsheets aux autres systèmes que vous utilisez, vous devez espérer qu’une intégration existe sur Zapier ou un outil similaire. Si ce n’est pas le cas, vous n’avez pas de chance et vous devez transférer manuellement les données vers les autres systèmes.
Un manque d’intégration signifie que les clients et les prospects pourraient recevoir des informations redondantes… ou pas du tout. Aucun de ces scénarios ne se traduit par des ventes ou une croissance pour votre entreprise.
- Les Spreadsheets compliquent la gestion des membres de l’équipe par les managers.
Pour encadrer et conseiller efficacement, les managers doivent avoir une visibilité sur les actions et processus quotidiens des membres de leur équipe. Cela est pratiquement impossible à réaliser avec des Spreadsheets. Les membres de l’équipe et les managers seront rapidement frustrés par le cycle apparemment sans fin de chargement, de téléchargement, d’attachement et d’envoi de Spreadsheets.
Une bien meilleure alternative est un outil de gestion de projet ou un CRM qui garde une trace de toute l’activité des représentants.
- Les Spreadsheets n’offrent pas d’accès mobile.
C’est mauvais pour toute équipe, mais c’est particulièrement mauvais pour les ventes. Il a été prouvé que l’accès mobile aux systèmes de vente augmente la productivité des représentants, jusqu’à 24 % selon certaines estimations. Mais quelles que soient les autres vertus des Spreadsheets, elles ne sont pas vraiment adaptées à la mobilité. Sortir son ordinateur portable à chaque fois que l’on doit saisir ou modifier des données sur un client est vite dépassé.
- Les tableurs sont difficiles à adapter.
Lorsque votre entreprise et votre liste de clients commencent à s’agrandir, les Spreadsheets des ventes doivent également s’agrandir. Or, plus la Spreadsheet est grande, plus elle est susceptible de contenir des erreurs et des formules erronées. Sans compter que les grandes Spreadsheets sont exponentiellement plus difficiles à manier pour les utilisateurs et les administrateurs.
Les Spreadsheets ressemblent à un « non » catégorique, n’est-ce pas ? Mais quand utilise-t-on un tableur plutôt que d’autres types d’outils ? Passons en revue ces cas.
Quand utiliser une Spreadsheets
Lorsque vous voulez gérer un grand ensemble de données en une seule fois, les Spreadsheets sont un excellent outil lorsque vous devez traiter et manipuler un grand ensemble de données en une seule fois. Supposons que vous ayez exporté toutes les données de trafic de votre site Web et que vous souhaitiez trouver les pages qui ont généré le plus de trafic. Les Spreadsheets peuvent vous aider à visualiser ces données pour une seule date ou une seule période de temps assez rapidement dans une interface familière.
Cependant, si vous voulez suivre le trafic dans le temps, les tableurs ne sont pas le meilleur outil, car vous devez exporter l’ensemble des données chaque fois que vous voulez y accéder. Il n’y a pas non plus de moyen de visualiser facilement les données. Vous pouvez toujours le faire, mais vous devrez utiliser des formules compliquées pour récupérer les données et les visualiser correctement.
Lorsque votre entreprise est en phase de démarrage
Les tableurs sont bon marché, et parfois gratuits, comme c’est le cas de Google Sheets. Lorsqu’une entreprise démarre, l’argent ne coule pas à flots. Les jeunes entreprises consacrent tout leur argent à leur produit et se débrouillent avec l’équivalent d’un ruban adhésif du côté des opérations.
Cela signifie que lorsqu’il s’agit de suivre les données des clients et des contacts, les Spreadsheets sont le choix naturel. C’est logique, d’ailleurs. Lorsque vous n’avez qu’une poignée de clients, il est facile d’entrer leurs informations dans un tableur et de les partager avec un ou deux commerciaux de votre équipe.
Cependant, lorsque votre entreprise commence à se développer, il est important de passer à une base de données.
Quand il n’existe pas d’outil dédié à ce que vous voulez faire
Dans certains cas, il se peut qu’il n’existe pas d’outil capable d’offrir les fonctions d’organisation et de collaboration dédiées qu’offrent les tableurs.
Par exemple, disons que vous faites partie d’une grande équipe de rédaction dont les membres sont dispersés. Vous souhaitez peut-être un outil qui vous permette de voir et de trier tous les articles sur lesquels chacun travaille en même temps, au lieu de devoir cliquer d’un tableau de projet à l’autre, comme vous le feriez dans un logiciel de gestion de projet.
Les Spreadsheets sont un outil formidable pour cela. En utilisant des formules et des fonctions, vous pouvez créer une Spreadsheet qui fait exactement ce dont vous avez besoin.
Si vous ne faites pas partie de ces catégories, il est préférable d’utiliser une base de données plutôt qu’un tableur, surtout si vous êtes dans le domaine de la vente.
Utilisation des bases de données par rapport aux tableurs
Les bases de données sont des programmes conçus pour stocker, organiser et récupérer des données. Dans le domaine de la vente, le type de base de données le plus couramment utilisé est un gestionnaire de la relation client, également appelé CRM. Tout d’abord, découvrez les avantages d’un CRM. Ensuite, comparons le travail avec une base de données à celui effectué à partir d’une Spreadsheet.
- Une base de données sert de ressource centrale.
Une base de données CRM est un outil qui stocke toutes les informations de contact de vos clients et de vos consommateurs dans un endroit central auquel toute votre équipe peut accéder facilement sur plusieurs appareils. Ce système peut organiser toutes vos données liées aux contacts, y compris les courriels, les appels téléphoniques et le chat en direct avec les clients et les prospects.
- Il offre une intégration transparente avec d’autres logiciels.
En outre, une base de données CRM peut être intégrée de manière transparente aux autres systèmes commerciaux de votre entreprise, y compris les logiciels de marketing, ce qui peut améliorer la collaboration entre vos organisations de vente et de marketing, en veillant à ce que vos prospects ne reçoivent pas les mêmes informations ou soient carrément oubliés.
- Facile à faire évoluer pour les entreprises en croissance.
Les Spreadsheets sont efficaces pour stocker des données quantitatives de base et sont souvent gérées manuellement. En revanche, les bases de données sont plus efficaces pour stocker des données qualitatives, c’est pourquoi elles sont idéales pour les entreprises complexes ayant une large base de clients ou un processus de vente complexe. Les bases de données ont souvent des capacités d’automatisation qui aident les entreprises à gagner du temps sur la saisie manuelle.
Pour les entreprises qui se développent ou qui acquièrent rapidement de nouveaux clients, le passage des Spreadsheets à une base de données CRM peut aider votre entreprise à vendre à un plus grand nombre de clients.
Les avantages des Spreadsheets valent-ils les inconvénients?
L’avantage d’utiliser des Spreadsheets pour les entreprises se résume à deux facteurs principaux : Ils sont gratuits (avec une mise en œuvre de Microsoft Office ou de Google Workspace) et ne nécessitent pas de formation.
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Ces raisons sont certainement valables, surtout pour une petite entreprise qui n’a pas d’argent à dépenser ou de ressources de formation. Mais un outil de base de données est beaucoup plus adapté à la plupart des équipes. Et le meilleur ? Un CRM peut être aussi peu coûteux qu’un tableur. Abandonnez les Spreadsheets, avec tous les problèmes qu’elles posent, et achetez un CRM pour développer efficacement votre équipe et votre entreprise.