Les entreprises utilisent différents types de lettres commerciales au quotidien. C’est un élément vital pour toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite. Même après l’apparition des modes de communication numériques, le courrier traditionnel est toujours en vogue.
La lettre d’affaires implique toute communication écrite qui joue le rôle de représentant de l’entreprise. Par conséquent, une bonne lettre d’affaires se caractérise par la courtoisie, la capacité à convaincre, la connaissance et la politesse. En outre, une lettre d’affaires commence par une salutation et se termine par une signature. Son contenu est professionnel.
Une lettre commerciale sert à communiquer un certain nombre d’objectifs qui peuvent être les suivants :
Types de lettres commerciales
Il existe un certain nombre de types de lettres commerciales que les entreprises utilisent à des fins différentes. Nous allons ici aborder chacun d’entre eux de manière précise :
Lettre d’invitation formelle
Les entreprises envoient cette lettre pour inviter les médias, les clients, les fournisseurs et les dignitaires lors d’occasions et d’événements spéciaux tels que le lancement d’un nouveau produit, l’inauguration d’un nouveau point de vente ou d’une unité de production, la réunion annuelle des ventes, etc. Elle est généralement imprimée comme une carte d’invitation.
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Lettres de vente
Ces lettres sont destinées à présenter un nouveau produit ou service au client de l’entreprise. Le personnel de vente utilise ces lettres pour contacter des acheteurs potentiels et aussi pour renforcer les relations avec les clients de longue date.
Lettres de demande de renseignements
En général, un client ou un consommateur rédige cette lettre et l’envoie à l’entreprise pour demander des détails ou des précisions sur les marchandises. Il s’agit notamment de leur qualité, de leur quantité, de leur prix, de leur taille, des frais de livraison, des taux de remise, de l’emballage, du délai de livraison et d’autres conditions pour se les procurer auprès du vendeur.
Lettre de devis
Elle est rédigée en réponse à la lettre de demande de renseignements. Une lettre de devis est une lettre qu’un vendeur rédige et envoie à l’acheteur en indiquant les termes et conditions de la transaction de vente. À la réception des lettres de devis de tous les fournisseurs, l’acheteur les compare. Ensuite, l’acheteur choisit les trois meilleurs.
Lettres de commande
Comme son nom l’indique, les entreprises utilisent des lettres de commande pour passer des commandes de produits ou de services à un vendeur ou à un fournisseur. Le motif de la rédaction de cette lettre est donc l’achat de matériel. Elle contient également les termes et conditions selon lesquels l’acheteur et le vendeur sont prêts à conclure une transaction.
Lettre de conformité
A la réception de la commande de l’acheteur, le fournisseur est tenu de fournir les marchandises le plus tôt possible ou selon les instructions de l’acheteur. Au moment de la livraison des marchandises aux clients, on parle de conformité d’une commande. En outre, la lettre que le vendeur écrit pour notifier l’envoi des marchandises est une lettre de conformité.
Lettre d’acceptation
Lorsque l’acheteur potentiel passe une commande pour l’achat de marchandises, le vendeur reçoit des informations à ce sujet. Par la suite, il devient nécessaire pour le fournisseur de confirmer d’abord la commande. Ainsi, lorsque la lettre d’acceptation parvient à l’acheteur, on dit que l’acceptation est complète.
Lettre de refus
Le vendeur écrit cette lettre à l’acheteur lorsqu’il refuse d’accepter la proposition de l’acheteur d’acheter les marchandises. Cela se produit pour des raisons telles que
- Différence de prix
- Non-disponibilité du stock
- Désaccord sur les conditions générales de vente
- grève des travailleurs, etc.
Lettres de réclamation
Tout d’abord, cette lettre témoigne du mécontentement du client. Le client envoie cette lettre à l’organisation lorsqu’il n’est pas satisfait du produit ou des services qu’il a achetés. Il souhaite également attirer l’attention du vendeur sur le problème qu’il rencontre, par le biais de cette lettre. Le client écrit généralement cette lettre lorsque le produit est défectueux, endommagé ou de qualité inférieure.
Dans le cas des entreprises B2B, les entreprises écrivent également des lettres de réclamation au vendeur lorsqu’elles ne sont pas satisfaites de la qualité du produit ou du service.
Lettres de redressement
Cette lettre est écrite en réponse à une lettre de réclamation. Elle vise à rassurer le client lésé, qui pourrait nuire à la réputation de l’entreprise. Il s’agit d’accuser réception de la plainte et d’informer le client que l’entreprise a pris des mesures importantes pour rectifier la situation.
Lettre de recouvrement
Vous savez peut-être que dans le monde des affaires, toutes les transactions ne se font pas en espèces. Les entreprises fournissent souvent des biens à crédit. Dans ce cas, le créancier envoie une lettre de recouvrement au débiteur pour le persuader d’effectuer le paiement.
Lettres de motivation
Les candidats envoient une lettre de motivation avec leur CV à l’employeur lorsqu’ils postulent à un emploi. Tous les employeurs ne l’exigent pas. Elle sert à indiquer ce qui est joint, la raison de l’envoi et ce que le destinataire est censé en faire.
Lettre de recommandation
Elle est rédigée dans l’intérêt d’une autre profession pour confirmer ses qualifications et son éthique professionnelle. Son but est de rendre la candidature plus percutante, que ce soit pour un emploi, une formation ou toute autre opportunité professionnelle.
Lettres de suivi
Une lettre de suivi d’entretien est une lettre que la personne interrogée envoie à la personne qui l’a interrogée pour la remercier du temps qu’elle lui a consacré et pour réaffirmer son intérêt pour le poste. La personne interrogée envoie la lettre de suivi généralement dans la journée qui suit l’entretien.
Lettre d’offre
L’employeur envoie une lettre d’offre au candidat qui est passé par la procédure de recrutement et a réussi toutes les épreuves. Il l’informe que l’entreprise souhaite l’embaucher. Cette lettre contient des informations importantes concernant
- la désignation
- l’échelle de rémunération
- Date d’entrée en fonction
- Avantages sociaux
- les horaires et
- Autres conditions d’emploi.
Lettre de nomination
Contrat de travail écrit entre l’employeur et l’employé, établi par le département des ressources humaines de l’organisation. Il définit les conditions d’emploi qui sont contraignantes pour les deux parties concernées. Elle est fournie lorsqu’un nouveau candidat rejoint l’organisation.
Lettre de bienvenue
Les entreprises utilisent cette lettre pour présenter un employé et donner des informations de base à tous les destinataires.
Lettre de félicitations
L’employeur utilise cette lettre pour montrer sa fierté et son appréciation des performances extraordinaires de l’employé. Il s’agit de montrer à quel point l’employé est digne de l’entreprise. L’ensemble du personnel de l’organisation le félicite pour sa réussite. Cela permet non seulement d’établir une norme parmi les employés mais aussi de les encourager à faire mieux, dans leurs emplois respectifs.
Lettre de remerciement
Une lettre de remerciement rédigée de manière professionnelle est un excellent moyen de montrer à vos collègues, employeurs, vendeurs, partenaires, etc. que vous appréciez réellement leur temps et leurs efforts.
Lettres d’annonce
Lettres que l’entreprise utilise pour déclarer ou informer les employés, les vendeurs, les clients ou les médias de quelque chose d’important concernant l’entreprise. Il peut s’agir de changements de politique, de fusions ou d’acquisitions, du lancement de nouveaux produits, etc.
Lettre de demande
Cette lettre permet de demander ou d’exiger officiellement quelque chose sur le lieu de travail, par exemple une augmentation, une formation, etc.
Lettre de démission
L’employé envoie cette lettre à son employeur pour l’informer de son intention de démissionner. L’employé envoie une lettre de démission à son chef direct ou à son manager pour l’informer de sa démission et de son dernier jour de travail. Dans certaines situations, l’employé peut également mentionner les raisons de son départ de l’organisation.
Certaines organisations n’ont pas besoin d’une lettre de démission formelle. Une notification verbale de l’intention de l’employé de partir est suffisante.
Lettre de licenciement
L’employeur écrit cette lettre à l’employé pour énumérer tous les points, raisons et conditions de son licenciement.
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Un mot de TRIVMPH
Avant tout, les différents types de lettres commerciales n’aident pas seulement les hommes d’affaires à établir de nouvelles relations et à maintenir les relations existantes, mais aussi à planifier, gérer et organiser les activités commerciales.