La réussite d’une réunion d’affaires détermine souvent si vous allez attirer de nouveaux clients, trouver un emploi ou obtenir une promotion. Faire une bonne impression en vaut toujours la peine. Quel est le secret d’une telle réussite ? Découvrez les règles simples qui seront le moteur de votre réussite professionnelle.
A comme agenda
Un bon plan est essentiel. Une semaine avant la réunion, réfléchissez au sujet précis, rédigez un plan et déterminez un ordre du jour des sujets à traiter. Distribuez l’ordre du jour aux participants à la réunion deux jours avant la date convenue. Ils pourront ainsi l’examiner et proposer des modifications.
H comme Heure (et lieu)
Ne prévoyez pas une réunion tôt le matin ou en soirée. À moins que vous ne souhaitiez que tout le monde soit en retard ou rêve de rentrer enfin chez soi ? Organisez les réunions professionnelles dans une salle de conférence. Si votre entreprise n’en dispose pas, louez un espace de coworking. Ainsi, vous n’aurez pas à faire le ménage ou à vous soucier de l’équipement ou de la restauration, ils s’occuperont de tout. C’est vraiment pratique !
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C comme Code vestimentaire
La façon dont vous vous habillez pour la réunion ne reflète pas seulement sur vous, mais aussi sur votre entreprise. Si vous faites bonne impression, vous gagnerez des points dès le départ. N’oubliez pas qu’une mauvaise première impression est irrémédiable. Une apparence professionnelle peut vous aider à établir des relations et à réussir. L’ignorer peut ne pas être une bonne chose.
P comme Ponctualité
Arrivez toujours à l’heure. Être en retard à des réunions importantes démontre un manque de respect pour les contreparties. Il vaut mieux être en avance que d’irriter ceux qui se sont présentés à l’heure prévue.
S comme Savoir-vivre
Les réunions d’affaires sont régies par des règles spécifiques. Il est admis qu’une personne d’un rang inférieur se présente en premier. La poignée de main, en revanche, est initiée par la personne de rang supérieur. Si vous avez un conseil d’administration au-dessus de vous, gardez la tête basse.
Il en va de même pour les clients. S’il le souhaite, c’est le client qui initiera la poignée de main. Lorsque vous vous présentez, indiquez votre nom complet et votre fonction. Bien entendu, cela ne vaut que pour la première rencontre avec votre interlocuteur.
Saviez-vous que…
Votre langage corporel doit exprimer l’ouverture d’esprit lors des réunions d’affaires :
- une posture corporelle droite, mais détendue,
- levez légèrement la tête, maintenez le contact visuel et souriez,
- utilisez des gestes limités.
Pendant une réunion d’affaires, gardez votre attention concentrée sur votre interlocuteur. Ne répondez pas aux appels, n’emportez pas votre ordinateur portable (sauf si vous en avez besoin pour la réunion) et ne quittez pas la réunion inutilement.
Soyez poli lors de la réunion. Insistez sur votre approche individuelle du cas de votre interlocuteur et de ses besoins. Si vous avez le temps de bavarder, n’abordez que des sujets agréables.
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N’oubliez pas !
Les cartes de visite sont échangées après la réunion. Lisez la carte de visite avant de la ranger. Si c’est vous qui présentez votre carte de visite, faites-le de manière à ce qu’elle soit facile à lire.
Résumez chaque réunion. Essayez de le faire de manière concise et précise. N’oubliez pas que votre résumé doit faire référence à l’ordre du jour. Incluez le résumé dans un e-mail et envoyez-le à toutes les contreparties ou associés.